Notice d’information en matière de protection de données

(en vertu du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données) (ci-après « RGPD »))

Dernière mise à jour et applicable depuis le 12.12.2018

1. Général

La présente Notice d’information en vertu du RGPD (ci-après « Notice d’information ») vise l’information des personnes physiques (« vous », « votre », « vos ») des traitements (en ce compris notamment la collecte, l’utilisation, la conservation, la divulgation et la protection) de toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après « Données personnelles »)[1] effectués par la Fédération Luxembourgeoise des Sports Equestres en sa qualité de responsable du traitement (voir point 2. infra).

2. Responsable du traitement

L’association sans but lucratif « Fédération Luxembourgeoise des Sports Equestres », constituée en vertu des lois luxembourgeoises et inscrite au registre du commerce et des sociétés de Luxembourg sous le numéro F5856, établie et ayant son siège à L – 8009 Strassen, 3, Route d’Arlon (« F.L.S.E. », « nous », « notre » ou « nos ») est l’entité juridique responsable de la collecte et du traitement de vos Données personnelles dans le cadre de l’exécution de ses missions.

En conséquence, le traitement de vos Données personnelles par la F.L.S.E. est soumis aux lois et règlements du Grand-Duché du Luxembourg.

3. Collecte et utilisation des Données personnelles

3.1. Catégories de Données personnelles collectées par la F.L.S.E.

Les Données personnelles que nous sommes/serons amenés à collecter et traiter incluent, entre autres :

vos coordonnées, comme notamment vos noms et prénoms, votre adresse postale, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone ou votre numéro de téléphone mobile ;
votre date et lieu de naissance ;
votre nationalité (y compris entre autres les informations contenues sur votre/vos document(s) d’identité) ;
votre lieu de résidence ;
votre date d’adhésion à votre association membre de la F.L.S.E. ;
votre numéro de matricule nationale et vos données d’affiliation à la Caisse Nationale de Santé ;
votre sexe et votre âge ;
des images, sons et vidéos qui vous concernent ;
vos vues, opinions, explications, motivations et témoignages ;
toute information relative à votre statut professionnel ou votre fonction et qualité (notamment de membre) à l’intérieur de votre association membre de la F.L.S.E., la F.L.S.E. ou tout autre organisme coopérant avec la F.L.S.E. ;
vos données concernant la santé, notamment relative à votre aptitude de participer à une compétition sportive (y compris notamment les résultats dits « Médico » et « anti-dopage »);
vos compétences linguistiques écrites et orales;
toute information relative à votre licence (p. ex : numéro et année d’établissement de la licence, niveau de performance, etc.), vos participations à des événements (y compris, à titre d’exemple, des informations relatives aux frais de participation) ou vos performances sportives (ainsi que celles de vos chevaux) ;
toute information sur les chevaux dont vous êtes propriétaire ou détenteur ;
des informations financières (comme notamment vos coordonnées bancaires, des informations relatives aux cotisations, redevances et autres paiements ou des informations relatives aux taxes et amendes à payer) ;
votre mot de passe utilisé pour vous connecter sur notre site Internet ;
vos adresses I.P. (un numéro qui est attribué au dispositif que vous utilisez pour vos connexions Internet) (nous enregistrons automatiquement les adresses I.P. dans nos fichiers journaux du serveur chaque fois que vous accédez ou utilisez notre site Internet) ;
dans l’hypothèse où vous le souhaitez et choisissez librement de ce faire, toute autre information sur votre personne.

Vous pouvez aussi être amené(e) à nous fournir vos Données personnelles au cas où, entre autres, vous sollicitez un soutien, nous envoyez des informations à des fins de résolution de problèmes ou d’autres analyses, participez à une enquête ou à d’autres activités de la F.L.S.E..

3.2. Autres sources d’où proviennent vos Données personnelles

En plus des Données personnelles que la F.L.S.E. collecte directement auprès de vous, la F.L.S.E. peut également collecter et traiter des Données personnelles sur vous, que celles-ci soient publiquement accessibles ou non, auprès d’autres sources en ligne ou hors ligne, à savoir notamment :

de toute association sportive dont le but et l’objet sont la pratique de l’équitation ;
de l’ Agence Luxembourgeoise Antidopage (ALAD) ;
du Comité Olympique et Sportif Luxembourgeois (COSL) ;
de la Deutsche Reiterliche Vereinigung e.V. (FN) ;
de la Fédération Equestre Internationale (FEI) ;
de vos entraîneurs et coachs ;
de nos associations membres de la F.L.S.E. ;
des entraîneurs officiels, des juges et autres officiels de concours ;
des organisateurs de manifestations et formations ;
des autorités publiques et communales, ministères et administrations nationales et étrangères ;
des établissements financiers tels que des banques ;
des acteurs de la presse et nos sponsors actuels ou potentiels ;
le cas échéant, des acteurs de la profession de la santé, comme les médecins ou des établissements hospitaliers ;
nos partenaires, sous-traitants et prestataires de service.

3.3. Bases juridiques permettant à la F.L.S.E. de collecter et de traiter vos Données personnelles

La collecte et le traitement de vos Données personnelles effectuées par la F.L.S.E. sont licites alors que :

ils sont nécessaires à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises sur votre demande ;
le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle la F.L.S.E. est soumise ou à l’exécution d’une mission d’intérêt public ;
ils sont nécessaires aux fins des intérêts légitimes de la F.L.S.E. ou d’un tiers tels que définis au point 3.6. ci-après, (à moins que ne prévalent vos intérêts ou vos libertés et droits fondamentaux qui exigent une protection de vos Données personnelles) à savoir notamment :
- pour prendre toutes les mesures permettant de réaliser les objectifs et missions de la F.L.S.E. ;
- pour promouvoir le sport équestre et toute autre action ou activité liée à la F.L.S.E., que ce soit de manière directe ou indirecte, au Luxembourg et à l’étranger ;
- pour communiquer avec vous et pour vous fournir tout service ou toute information utile ou annonce relative aux activités de la F.L.S.E. ;
- pour permettre à la F.L.S.E., les associations membres de la F.L.S.E.et toute autre personne intéressée par le sport équestre de garder des liens (notamment moyennant l’organisation d’événements) ;
ils sont nécessaires à la sauvegarde de vos intérêts vitaux ou des intérêts vitaux d’une autre personne physique ;
ils sont nécessaires aux fins de l’exécution des obligations et de l’exercice des droits propres de la F.L.S.E. notamment en matière de la sécurité sociale et de la protection sociale ;
ils sont nécessaires, le cas échéant, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice ;
ils sont nécessaires à des fins archivistiques dans l’intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques sur la base de la Loi du 1^er août 2018 portant organisation de la Commission nationale pour la protection des données et mise en œuvre du RGPD ;
vous avez donné votre consentement explicite au traitement de vos Données personnelles pour une ou plusieurs finalités spécifiques ;

3.4. Conditions applicables au consentement

Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Néanmoins, le retrait de votre consentement ne compromet pas la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.

Dans l’hypothèse où vous n’avez pas encore atteint l’âge de 16 ans, la F.L.S.E., conformément à la législation applicable en matière de protection des données, ne pourra traiter vos Données personnelles sur base de votre consentement que si un de vos titulaires de la responsabilité parentale a également donné son consentement ou a autorisé pareil traitement. La F.L.S.E. s’efforcera raisonnablement de vérifier qu’un de vos titulaires de la responsabilité parentale a également donné son consentement ou autorisé le traitement de vos Données personnelles, tel qu’énoncé dans la présente Notice d’information.

3.5. Conséquences possibles d’un refus de fournir vos Données personnelles

Le refus de fournir les Données personnelles demandées par la F.L.S.E. risque d’entraver notamment l’exécution de mesures précontractuelles et la bonne exécution de votre contrat, la fourniture des services proposés par la F.L.S.E. et l’organisation de compétitions sportives ou de tout autre événement autrement liés aux activités la F.L.S.E..

3.6. De quelle manière la F.L.S.E. utilise vos Données personnelles

La F.L.S.E. traite vos Données personnelles à des fins diverses, en particulier :

pour coordonner les activités des associations membres de la F.L.S.E.et des associations qui régissent le sport équestre dans ses différentes manifestations et applications nationales et internationales (concours hippiques, saut d’obstacles, dressage, complet, attelage, voltige, endurance, Western Riding, concours pour poneys, équitation extérieure, tourisme équestre, etc.) ;
pour assurer l’exercice et la promotion du sport équestre dans ses différentes manifestations et applications nationales et internationales ;
pour représenter le sport équestre luxembourgeois vis-à-vis des autorités et administrations du pays luxembourgeois et de l’étranger ;
pour favoriser la formation de cavaliers notamment par l’organisation de conférences, cours, stages, concours, rallye équestres ;
pour organiser des compétitions sportives dans le domaine du sport équestre (organisation d’événements, établissement de calendrier et de listes de participants, recensement des résultats, etc.) ;
pour appliquer le code équestre international et les règles nationales et d’en sanctionner, le cas échéant, les infractions (notamment en matière de lutte anti-dopage) ;
pour prendre toutes les mesures permettant de réaliser les objectifs et missions de la F.L.S.E. ;
pour promouvoir le sport équestre et toute autre action ou activité liée à la F.L.S.E., que ce soit de manière directe ou indirecte, au Luxembourg et à l’étranger ;
pour communiquer avec vous et pour vous fournir tout service ou toute information utile ou annonce relative aux activités de la F.L.S.E. ;
pour permettre à la F.L.S.E., les associations membres de la F.L.S.E. et toute autre personne intéressée par le sport équestre de garder des liens (notamment moyennant l’organisation d’événements) ;
pour assurer la coopération avec nos partenaires (p. ex : nos sponsors) et l’exécution de nos engagements contractuels conclus avec nos prestataires de service ;
pour assurer une gestion efficace de votre dossier et de votre situation ;
pour réaliser les démarches administratives relatives aux activités de la F.L.S.E. ;
pour assurer que votre dossier est à jour et contient toute information utile à une fourniture performante des services de la F.L.S.E. ;
pour mettre à jour la liste des associations membres de la F.L.S.E. et des licensiés et permettre la gestion administrative des associations membres de la F.L.S.E. et des licenciés ;
pour permettre la gestion des cotisations et de la comptabilité de la F.L.S.E. ;
pour répondre à vos demandes et besoins d’assistance et pour répondre à toute autre demande que vous pouvez avoir ;
pour vous envoyer, le cas échéant, notre newsletter ;
comme il nous paraît nécessaire ou approprié : en vertu des lois applicables, y compris des lois applicables en dehors de votre pays de résidence ; pour être conforme aux procédures légales ; pour répondre à des demandes des autorités publiques et gouvernementales, y compris des autorités publiques et gouvernementales situées en dehors de votre pays de résidence ; pour faire respecter la présente Notice d’information ; pour protéger la F.L.S.E. et ses opérations ou celles de ses partenaires ; pour protéger ses droits, sa sécurité ou sa propriété (y compris propriété intellectuelle), ou ceux de nos partenaires, de vous, ou autrui ; et pour nous permettre d’exercer les voies de recours disponibles ou de limiter tout préjudice que la F.L.S.E. ou ses partenaires ou autrui pourraient subir ;
pour tester, apprécier ou évaluer de quelconque autre manière l’efficacité de nos mesures techniques et organisationnelles assurant la sécurité du traitement de vos Données personnelles ou pour mettre en œuvre pareilles mesures ;
pour éviter toute violation de données ou tout contournement de nos mesures de sécurité ou pour atténuer leurs possibles effets négatifs ; ou
pour effectuer des traitements à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques.

3.7. Utilisation des cookies et de technologies similaires

La F.L.S.E. peut utiliser des cookies. Les cookies sont des petits fichiers de texte qui sont enregistrés sur votre dispositif par un site Internet que vous visitez. Ils sont largement utilisés pour faire fonctionner notre site Internet ou pour le faire travailler de manière plus efficace ainsi que pour fournir toute information additionnelle aux propriétaires du site.

Les cookies sont généralement conservés sur le disque dur de votre périphérique. Nous utilisons les informations recueillies à l’aide des cookies pour analyser les tendances, pour administrer le site Internet de la F.L.S.E et pour évaluer son efficacité. Les informations collectées à l’aide de cookies nous permettent de déterminer quelles parties de notre site Internet sont les plus visitées ou quelles sont les difficultés éventuelles rencontrées par nos visiteurs pendant l’accès ou l’utilisation de notre site Internet. Grâce à ces connaissances, nous pouvons vous fournir une expérience plus personnalisée lors de l’utilisation de notre site Internet et nous pouvons améliorer la qualité de votre expérience en reconnaissant et en fournissant davantage de fonctionnalités et d’informations les plus appréciées et en résolvant les problèmes d’accès. Nous pouvons également utiliser des cookies ou toute autre technologie (en particulier celles connues sous les noms de web bugs ou clear gifs), qui sont généralement conservés dans des courriers électroniques, pour nous aider à confirmer la réception de votre part de nos courriers électroniques ainsi que de votre réponse.

Nous pouvons utiliser des prestataires de services tiers, en particulier pour nous assister dans la fourniture de notre site Internet ou pour mieux comprendre l’utilisation de celui-ci. Nos prestataires de services tiers peuvent déposer des cookies sur le disque dur de votre périphérique, les informations collectées à l’aide de ces cookies éduqueront nous et nos prestataires de services sur différents aspects, comme par exemple la façon dont les visiteurs naviguent sur le site Internet. Nos prestataires de services tiers peuvent analyser ces données, y compris toutes Données personnelles, et peuvent nous fournir des rapports afin de nous permettre de mieux comprendre et afin de mieux servir vos intérêts. Les données, y compris toutes Données personnelles, recueillies par nos prestataires de services tiers peuvent être liées et combinées avec toute autre donnée, y compris toutes Données personnelles, que la F.L.S.E. traite et qui vous concernent.

4. Tenir vos Données personnelles à jour

Nous prenons des mesures afin de garantir que les Données personnelles que nous recueillons sont exactes et tenues à jour. Veuillez cependant noter que vous êtes responsable de tenir vos Données personnelles à jour et de nous informer en cas de changement y afférent.

5. Vos droits liés à la protection de vos Données personnelles

5.1. Général

Pour exercer vos droits en matière de protection de vos Données personnelles décrits au présent point 5., vous pouvez contacter la F.L.S.E. en envoyant un courrier électronique à . Veuillez indiquer clairement dans votre demande quelles Données personnelles vous souhaitez accéder, rectifier ou effacer, ou quel traitement de Données personnelles vous souhaitez limiter (voir point 5.2 ci-après).

Veuillez noter que vos droits en matière de protection de vos Données personnelles ne sont pas absolus et il se peut que, conformément aux lois applicables en matière de protection des données, vos demandes quant à l’exercice de vos droits peuvent être refusées. Dans pareil cas de figure, la F.L.S.E. vous fournira toutefois les raisons du rejet de votre demande.

La F.L.S.E. traite votre demande dès que cela est raisonnablement possible et vous informera sur l’(es) action(s) prise(s) dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre (vos) demande(s). Au besoin, ce délai peut être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de votre (vos) demande(s). Dans pareille hypothèse, la F.L.S.E. vous informera de cette prolongation et des motifs du report dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande.

Dans l’éventualité où la F.L.S.E. a décidé de ne pas donner suite à votre demande ou n’a pas traité votre demande dans les délais susmentionnés, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité nationale de contrôle compétente (voir point 9. ci-dessous).

5.2. Vos droits d’accès, à la rectification, à la limitation du traitement et à l’effacement de vos Données personnelles & votre droit à la portabilité des Données personnelles

5.2.1. Vous avez, le cas échéant et dans les limites des lois applicables en matière de protection des données, la possibilité d’exercer votre droit d’accès à vos Données personnelles traitées par la F.L.S.E. et de demander la rectification ou l’effacement de vos Données personnelles ou de demander la limitation de leur traitement.

5.2.2. Vous avez, dans les limites des lois applicables en matière de protection des données, le droit (i) de recevoir les Données personnelles que vous avez fournies à la F.L.S.E. dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et (ii) de transmettre ces Données personnelles à un autre responsable du traitement. Lorsque cela est techniquement possible, la F.L.S.E. transmettra vos Données personnelles directement à un autre responsable du traitement de votre choix si vous en faites la demande.

5.3. Votre droit d’opposition

Conformément à la législation en vigueur en matière de protection des données, vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de vos Données personnelles que la F.L.S.E. traite aux fins de ses intérêts légitimes, à moins :

qu’ils existent des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts et vos droits et libertés ; ou
que le traitement est nécessaire pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Lorsque des Données personnelles sont traitées à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques, vous avez le droit de vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de vos Données personnelles, à moins que le traitement ne soit nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public.

6. Divulgation et transferts des Données personnelles

6.1. Divulgations à des tiers

Par principe, nous ne vendons, louons, partageons, divulguons pas (ci-après « divulguer ») vos Données personnelles à des parties tierces à des fins commerciales.

Ceci dit, la F.L.S.E. a le droit de divulguer vos Données personnelles à des tierces personnes privées ou publiques, entre autres (i) si c’est nécessaire à l’exécution du contrat ou à l’exécution de mesures précontractuelles (ii) si la loi ou l’intérêt public l’exige (iii) si vous avez donné votre consentement préalable explicite (p. ex. : lorsque vous exercez votre droit à la portabilité des données) ; ou (iv) si c’est autorisé par une autre base légale (notamment si le traitement est nécessaire pour la poursuite de nos intérêts légitimes ou si le traitement est nécessaire aux fins de diagnostics médicaux ou soins de santé).

Les catégories de destinataires de Données personnelles de la F.L.S.E. sont actuellement notamment :

toute association membre de la F.L.S.E.et toute association sportive dont le but et l’objet sont la pratique de l’équitation ;
l’ Agence Luxembourgeoise Antidopage (ALAD) ;
le Comité Olympique et Sportif Luxembourgeois (COSL) ;
la Deutsche Reiterliche Vereinigung e.V. (FN) ;
la Fédération Equestre Internationale (FEI) ;
vos entraîneurs et coachs ;
les autorités publiques et communales, ministères et administrations nationales et étrangères ;
les établissements financiers tels que des banques ;
les acteurs de la presse et nos sponsors actuels ou potentiels ;
le cas échéant, des acteurs de la profession de la santé, comme les médecins ou des établissements hospitaliers ;
la Commission Nationale de Protection des Données ;
nos associations membres de la F.L.S.E. ;
les entraîneurs officiels, les juges et autres officiels de concours ;
nos partenaires, sous-traitants et prestataires de service ;
les visiteurs de notre site Internet ;
les organisateurs de manifestations et formations ;
le cas échéant, les personnes inscrites à notre newsletter ;
le cas échéant, le public.

6.2. Transferts internationaux des Données personnelles

Vos Données personnelles sont en principe traitées exclusivement au sein de l’Union européenne, sans préjudice du droit de la F.L.S.E. de transférer, conserver ou autrement traiter vos Données personnelles vers/dans un quelconque pays tiers ceci dans le respect des lois applicables.

Il nous est donc loisible de conserver et traiter vos Données personnelles au sein de l’Union européenne ou dans un pays tiers de notre choix (i) sous réserve qu’un niveau adéquat de protection soit assuré ou (ii) que des garanties appropriées soient mises en place ou (iii) par application de toute autre dérogation telle que prévue par les lois applicables en matière de protection des données (p.ex. en vertu de l’article 49 du RGPD).

Veuillez noter que dans les hypothèses où le transfert ou l’ensemble de transferts de Données personnelles à un pays tiers ou une organisation internationale est effectué en application de l’article 49 du RGPD, l’absence de décision d’adéquation ou de garanties appropriées entraine le risque que vos Données personnelles peuvent être sujets de droits et réglementations qui ne garantissent pas un niveau adéquat de protection de vos droits et libertés tel qu’il est normalement le cas dans l’Union européenne et qu’en conséquence un tel transfert peut entraîner des conséquences négatives sur la protection de votre vie privée.

7. Conservation de vos Données personnelles

Sans préjudice de notre droit d’effectuer un traitement ultérieur de vos Données personnelles à des fins qui ne sont pas incompatibles avec la finalité initiale, et sous réserve de nos obligations légales et réglementaires, nous conservons vos Données personnelles sous une forme permettant l’identification pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités décrites dans la présente Notice d’information (c’est-à-dire notamment pendant la durée de l’exécution de votre contrat).

Si la conservation de vos Données personnelles n’est plus nécessaire, y compris pour nos obligations de documentation, conformément aux délais de prescription applicables, nous procéderons à l’effacement de vos Données personnelles de manière sécurisée.

8. Mises à jour de la présente Notice d’information

La présente Notice d’information est mise à votre disposition sur le site internet de la F.L.S.E. et y restera disponible.

La F.L.S.E. se réserve le droit de réviser, changer, modifier, mettre à jour, compléter, ajouter ou supprimer des parties de la Notice d’information, à tout moment et à son entière discrétion. La version modifiée de la Notice d’information sera disponible sur le site internet de la F.L.S.E.

9. Questions ou réclamations

Si vous avez des questions au sujet de la présente Notice d’information ou besoin d’informations supplémentaires, vous pouvez nous contacter via téléphone (+352 48 49 99) ou e-mail (). Vous pouvez trouver plus d’informations sur notre site internet : www.flse.lu.

Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale pour la Protection des Données (l’autorité de contrôle luxembourgeoise) ayant son siège à 1, avenue du Rock’n’Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette (Luxembourg) pour le cas où vous estimez que le traitement de vos Données personnelles par la F.L.S.E. se fait notamment en violation avec les dispositions du RGPD.

[1] Les Données personnelles ne comprennent pas les données anonymisées ou les données agrégées ne permettant pas l’identification d’un individu.